Lamongan, Deras.Id – Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Lamongan terus mendorong tertib pengelolaan arsip di lingkungan Organisasi Perangkat Daerah (OPD) melalui inovasi PEDANG SI DIMAN (Pendampingan Arsip Dinamis Lamongan). Program ini dirancang untuk membantu OPD mengelola arsip secara sistematis, aman, mudah ditemukan kembali, serta mendukung akuntabilitas pemerintahan dan peningkatan kualitas pelayanan publik.
Inovasi ini dilatarbelakangi hasil Audit Internal Kearsipan 2023 yang masih menemukan sejumlah OPD belum mengelola arsip sesuai kaidah kearsipan. Arsip masih ditemukan disimpan dengan cara ditumpuk tanpa pendataan dan penataan yang memadai. Kondisi tersebut berpotensi menyulitkan pencarian ketika arsip dibutuhkan, sekaligus meningkatkan risiko kerusakan akibat serangga, kelembaban lingkungan maupun kelalaian manusia.
Selain arsip aktif, sejumlah arsip inaktif, vital dan statis juga belum dikelola secara optimal. Padahal, arsip merupakan bukti autentik pelaksanaan administrasi pemerintahan, bahan pertanggungjawaban kinerja, serta dokumen penting untuk mendukung pelayanan publik dan kebutuhan hukum.
Melalui PEDANG SI DIMAN, Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah memberikan pendampingan kepada OPD mulai dari pemetaan kondisi kearsipan, pelatihan, pemilahan, pemberkasan, deskripsi, penyimpanan hingga penyusunan daftar arsip sebagai alat temu balik.
Program ini memiliki kebaruan melalui pendekatan hybrid, yaitu menggabungkan pendampingan langsung dengan digitalisasi awal menggunakan Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD). Pelaksanaannya dilakukan secara kolaboratif dengan melibatkan arsiparis daerah, OPD terkait, BPKAD serta tim teknologi informasi OPD.
Tahap awal dilakukan melalui pemetaan kondisi pengelolaan arsip untuk menentukan OPD prioritas. Setiap tahun ditargetkan sebanyak 12 OPD mendapatkan pendampingan. Selanjutnya, OPD memperoleh pelatihan pengelolaan arsip dan penggunaan SIKD, dilanjutkan pendampingan teknis terhadap arsip aktif maupun inaktif, termasuk pemilahan, pendeskripsian, penyimpanan dan penataan.
Arsip yang telah tertata kemudian dibuatkan daftar arsip sebagai instrumen temu balik. Dengan adanya daftar tersebut, OPD dapat menemukan kembali dokumen secara lebih cepat dan mudah. Evaluasi dilakukan secara berkala untuk mengukur keberhasilan pendampingan sekaligus menentukan perbaikan pengelolaan arsip berikutnya.
PEDANG SI DIMAN menargetkan 12 OPD terlatih, 100 persen arsip aktif dan inaktif pada OPD sasaran tertata, serta tersusunnya Daftar Arsip OPD. Dari sisi manfaat, inovasi ini ditargetkan mampu menurunkan waktu pencarian arsip hingga 80 persen dan mengurangi kasus kehilangan arsip hingga 70 persen.
Bagi Pemerintah Kabupaten Lamongan, ketersediaan arsip yang utuh, autentik dan terpercaya menjadi dukungan penting bagi akuntabilitas pembangunan, penilaian kinerja, pertanggungjawaban pemerintahan serta pelayanan publik. Sementara bagi masyarakat, tertib arsip dapat mendukung pelayanan yang lebih cepat karena dokumen yang dibutuhkan dapat ditemukan dengan mudah.
Melalui PEDANG SI DIMAN, Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Lamongan tidak hanya menyelamatkan arsip dari risiko kerusakan dan kehilangan, tetapi juga membangun kemandirian OPD dalam mengelola arsip sesuai kaidah kearsipan. Program ini sekaligus menjadi bagian dari penguatan transformasi digital, peningkatan kepatuhan kearsipan dan reformasi birokrasi di Kabupaten Lamongan.
Penulis: AW
