Lamongan, Deras.Id – Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Lamongan menghadirkan inovasi Bina Arsip Masuk Desa (BINAR MUDA) untuk meningkatkan kualitas tata kelola kearsipan di tingkat Pemerintahan Desa. Program ini memberikan pembinaan secara langsung sekaligus praktik pengelolaan arsip agar perangkat desa mampu menata, menyimpan, memelihara, hingga melakukan penyusutan arsip sesuai kaidah kearsipan.
Inovasi tersebut dilatarbelakangi masih ditemukannya berbagai persoalan dalam pengelolaan arsip di Pemerintahan Desa. Arsip kerap dipandang sebagai pekerjaan administratif semata dan belum menjadi bagian penting dalam mendukung tata kelola pemerintahan. Kondisi tersebut berdampak pada penataan arsip yang belum tertib, termasuk arsip aktif dan arsip inaktif yang masih disimpan secara terpisah atau ditumpuk tanpa sistem penyimpanan yang memadai.
Padahal, arsip memiliki fungsi strategis sebagai sumber informasi, bahan pertanggungjawaban, serta bukti autentik dalam pelaksanaan pemerintahan. Sistem kearsipan yang baik juga akan mempermudah perangkat desa ketika membutuhkan kembali dokumen untuk pelayanan maupun pelaksanaan tugas pemerintahan.
Melalui BINAR MUDA, pembinaan tidak berhenti pada kegiatan sosialisasi. Petugas Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Lamongan memberikan pendampingan sekaligus praktik langsung kepada perangkat desa. Materi yang diberikan mencakup pengelolaan surat masuk dan surat keluar, penggunaan lembar disposisi, penerapan kode klasifikasi kearsipan, penyimpanan arsip, pemindahan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan, pengelolaan arsip inaktif, hingga pemeliharaan dan perawatan arsip.
Kepala desa atau Pemerintah Desa juga dapat mengajukan permohonan pembinaan. Setelah desa ditentukan, dinas menyusun jadwal dan menyiapkan administrasi pelaksanaan pembinaan sebelum kegiatan dilaksanakan di lokasi.
Salah satu pembaruan BINAR MUDA adalah dukungan sarana berupa boks arsip kepada Pemerintah Desa untuk membantu penyimpanan arsip secara lebih tertib. Program ini juga mendorong terbentuknya ruang unit kearsipan pada desa yang belum memiliki tempat penyimpanan arsip yang memadai.
Setelah pembinaan, dilakukan monitoring dan evaluasi melalui formulir evaluasi layanan serta pemeriksaan langsung. Evaluasi antara lain melihat pemahaman perangkat desa, kesesuaian pengelolaan arsip dengan kaidah kearsipan, keberadaan berita acara pemindahan arsip, dan daftar arsip inaktif.
Selain pendampingan langsung, Pemerintah Desa dapat berkonsultasi mengenai pengelolaan arsip melalui pesan WhatsApp, surat elektronik, maupun datang langsung ke Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Lamongan di Jalan Basuki Rahmat Nomor 178.
Melalui BINAR MUDA, Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Lamongan menargetkan meningkatnya kesadaran dan kemampuan perangkat desa dalam mengelola arsip secara berkelanjutan. Program ini juga mendukung Gerakan Nasional Sadar Tertib Arsip (GNSTA) di Kabupaten Lamongan.
Dengan tata kelola yang semakin tertib, arsip Pemerintahan Desa diharapkan tidak lagi sekadar menjadi dokumen yang disimpan, tetapi dapat berfungsi optimal sebagai sumber informasi, bukti pertanggungjawaban, serta aset penting dalam mendukung penyelenggaraan pemerintahan dan pelayanan publik yang efektif, transparan, dan akuntabel.
Penulis: AW
