Lamongan, Deras.Id – Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah menghadirkan inovasi LAMBADA (Layanan Ahlimedia Berkas Desa) sebagai terobosan dalam mempercepat transformasi digital pengelolaan arsip dan berkas administrasi pemerintahan desa.
Inovasi tersebut menjawab persoalan pengelolaan arsip desa yang selama ini masih banyak bergantung pada dokumen fisik. Penumpukan berkas, risiko kerusakan akibat bencana atau usia dokumen, hingga lamanya proses pencarian arsip historis dan dokumen administrasi menjadi tantangan yang dapat memengaruhi kecepatan pelayanan kepada masyarakat.
Melalui LAMBADA, berkas-berkas vital dan aktif desa dialihmediakan menjadi arsip digital secara terstruktur, sistematis, dan aman. Digitalisasi tersebut tidak hanya bertujuan mengurangi penggunaan kertas, tetapi juga memastikan dokumen penting pemerintahan desa tetap terlindungi dan mudah ditemukan ketika dibutuhkan.
Salah satu keunggulan LAMBADA adalah penerapan digitasi dan pengindeksan berbasis Optical Character Recognition (OCR). Teknologi tersebut memungkinkan dokumen hasil pemindaian dikenali dan diindeks berdasarkan metadata tertentu, sehingga pencarian dapat dilakukan menggunakan kata kunci, Nomor Induk Kependudukan (NIK), maupun jenis dokumen.
Selain itu, LAMBADA dirancang dengan penyimpanan digital berbasis cloud yang dilengkapi pengamanan data, pencadangan otomatis, serta pengaturan hak akses bagi pengguna yang berwenang. Sistem tersebut diharapkan dapat meminimalkan risiko kehilangan maupun kerusakan dokumen akibat faktor fisik.
Inovasi ini juga mengembangkan fitur akses mandiri dan verifikasi dokumen melalui QR-Code. Dengan mekanisme tersebut, masyarakat dapat memperoleh layanan permohonan salinan atau ahli media dokumen secara lebih mudah sekaligus melakukan verifikasi terhadap keabsahan dokumen yang diterbitkan.
Dalam implementasinya, LAMBADA dibangun melalui empat tahapan utama. Pertama, perancangan dan integrasi sistem agar aplikasi mudah digunakan oleh operator desa melalui perangkat komputer maupun seluler. Kedua, penyusunan standardisasi prosedur operasional alih media, mulai dari pemilahan, pemindaian, pengindeksan hingga verifikasi arsip.
Ketiga, penguatan kapasitas sumber daya manusia melalui pelatihan bagi operator dan perangkat desa, termasuk pengelolaan database serta keamanan data digital. Keempat, implementasi layanan publik secara daring yang disertai pemantauan, evaluasi kepuasan masyarakat dan pemeliharaan arsip digital secara berkala.
LAMBADA menargetkan proses pencarian dokumen dapat dilakukan dalam waktu kurang dari tiga menit setelah arsip dialihmediakan. Dalam satu tahun, inovasi ini juga menargetkan sedikitnya 85 persen arsip vital dan aktif desa dapat terdigitalisasi, efisiensi penggunaan kertas dan alat tulis kantor hingga 40 persen, serta tingkat kepuasan masyarakat mencapai minimal 90 persen.
Dari sisi kelembagaan, seluruh operator desa yang menjadi sasaran implementasi ditargetkan memiliki kemampuan dalam mengoperasikan platform LAMBADA. Dengan demikian, digitalisasi arsip tidak berhenti pada penyediaan aplikasi, tetapi diikuti dengan peningkatan kapasitas aparatur sebagai pengelola informasi pemerintahan desa.
Output inovasi ini mencakup tersedianya platform digital LAMBADA, buku petunjuk teknis dan SOP alih media berkas desa, database digital yang terindeks secara sistematis, serta peningkatan kompetensi operator dan perangkat desa.
Dalam jangka panjang, LAMBADA diharapkan mampu mewujudkan tata kelola kearsipan desa yang modern, efisien dan adaptif terhadap perkembangan teknologi. Arsip sejarah dan dokumen vital desa juga dapat terlindungi dari risiko kerusakan fisik maupun bencana.
Lebih jauh, penerapan LAMBADA diharapkan meningkatkan kepercayaan masyarakat terhadap pelayanan pemerintahan desa. Dengan arsip yang tertata, aman dan mudah ditelusuri, aparatur desa dapat mengurangi waktu yang tersita untuk pencarian dokumen dan mengalokasikannya untuk peningkatan kualitas pelayanan serta pemberdayaan masyarakat.
Melalui LAMBADA, Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah mendorong kearsipan desa tidak lagi dipandang sekadar sebagai aktivitas penyimpanan dokumen, melainkan sebagai bagian penting dari transformasi pelayanan publik berbasis digital dan tata kelola pemerintahan yang efektif, transparan dan akuntabel.
Penulis: AW
-
-
-
-
